_

İş Geliştirme Ara  Örneği

  HAZ METAL DEPO YÖNETİMİ  GENEL PROSEDÜRÜ

Genel Hareketler

  1. Logo ERP çalışma şekli
  2. Evira WMS çalışma şekli
  3. Mal Kabul
  4. Depo İçi Hareketler
  5. Sevkiyat
  6. Sayım
  7. Raporlama

1.Logo Çalışma Şekli

1.1. Kayıtlar ve tanımlamalar

Logo programında her hangi bir eylem yapmadan önce o eyleme konu olacak ürün, ham madde, ticari mamül, ambar, sipariş no, satınalma no, vb  kayıtların kontrol edilmesi düzenlenmesi yada her hangi bir kaydı yok ise eksiksiz ve doğru bir şekilde kayıtların açılması işlemi gerçekleştirilmeli.

Bu hareketleri gerçekleştiren personelin görev ve yetki tanımlamaları ( depo hareketleriyle sınırlı)aşağıdaki şekliyle ilerlemektedir.

  • Satın alma; Yeni ürün ve fişlerin eksiksiz şekilde kayıtların açılması
  • Depo içi hareketler; Yeni ambar veya tanımlamaların logoda eksiksiz şekilde açılması
  • Satış; Siparişe konu olan yeni ürünlerin ve fişlerin (Örn:Sipariş)kayıtları eksiksiz şekilde açılması

1.2. Logo kullanımı ( depo sistemiyle sınırlı)

Tüm depo hareketleri evira üzerinden yapılmaktadır. Bu temel kural olup logo üzerinden  depo  stoğu ilgilendiren her hangi bir işlem logo programı üzerinden yapılmamaktadır. Örn; mal kabul üretim çıkış, fatura, vb.  Fabrika içerisindeki depoyu ilgilendiren tüm hareketler bittikten sonra entegrasyon harici işler logo üzerinden yapılabilir. Örn; Fatura

  1. Evira Depo Programı Çalışma Şekli

Evira depo programı tüm depo hareketlerini izlenebilir hale getirmekle görevlidir.

Evira programı logo ile entegre çalıştığından tüm verileri otomatik olarak logodan almaktadır. Eviranın doğruluğu logoyla sınırlıdır. Logoda olmayan verilerin (RAF ADRES EK ÖZELLİKLER VB.) kayıtları tanımları evira üzerinden depo yöneticisi tarafından yapılacaktır.

Evira programının  iki ayrı yapısı mevcuttur. Backoffice (PC)  yönetici ve el terminali kullanıcıları.

2.1.Evira Backoffice / Depo Yöneticisi; Çalışma Şekli / Görev ve Yetkileri

  • Depo yöneticisi evira programının, el terminallerinin sorunsuz bir şekilde çalışmasından sorumludur.
  • Depo yöneticisi sistemde kullanılacak etiketlerin tedariğinden sorumludur.
  • Depo yöneticisi sistemde meydana gelebilecek sorunların tespiti ve çözümü için anlaşmalı olduğu tedarikçiyle doğrudan iletişim halinde olmalıdır.
  • Depo yöneticisi logoda olmayan verilerin evirada oluşturulmasından sorumludur. Örn; raf adres yer etiketleri, min. max stok seviyeleri takibi, rezerv hareketleri, etiket tasarımları vb.
  • Depo yöneticisi el terminalinden gelen verilerin takibi raporlandırması denetlemesinden sorumludur.
  • Depo yöneticisi entegrasyon modülünün çalışmasından sorumludur. Örn gün içinde yapılan işlerin, verilerin veya fişlerin entegrasyonu gerçekleşmesi logoya sağlıklı şekilde aktarılması.
  • Depo yöneticisi evira backoffice aktif olarak kullanarak gerektiğinde el terminali olmadan tüm depo hareketlerini yapabiliyor olmasından sorumludur.
  • Depo yöneticisi satınalma aşaması ve satış aşamasında ne, ne kadar kimden geleceği ve ne ne kadar nereye gideceği konusunda önceden bilgi sahibi olmalıdır. Logo verimli kullanılırsa bu otomatik olarak sağlanacaktır.(Hazırlık yapması açısından önemli)
  • Depo yönetici el terminali kullanıcılarını organizasyonunu önem sırasına göre koordine etmelidir.

Dikkat edilecek sistem hareketleri

  • Mal kabul
  • Etiketleme
  • Ham madde /Üretim ilişkisi
  • Ham madde stok miktarı ve rezerv
  • Setleştirme/çuval/ kutu/paletleme/çeki listesi
  • Galveniz hareketleri
  • Sayım

Dikkat edilecek fiziki hareketler

  • İzinsiz ürün alımı
  • Evraksız ürün talebi
  • Evrak üzerinde düzeltmelerin yapılmaması
  • Raf adres ve yerlerin düzeni temizliği etiketlenmesi denetimi
  • Depo yöneticisi evira backoffise kullanımını şirket bünyesinde 2. bir kişiye yedeklemeli.

2.2. El terminali kullanım şekli ve süreçleri

  • Terminal kullanıcıları el terminallerinin çalışması ve şarj ünitelerinden sorumludur. Oluşacak her hangi bir sorunda  amirini bilgilendirmelidir.
  • Ürünün fiziken her hangi bir sebeple yer değiştirmesi hareket etmesi vb. İle ilgili tüm eylemler el terminali üzerinden kayıt altına alınmalı. Her şartta ürün etiketi raf etiketi vb. Barkod çalışmaları el terminali kullanılarak sisteme kayıt açılmalıdır.
  • Terminal kullanıcıları tüm depo hareketlerini amirlerinden gelecek imzalı evraklar üzerinden çalışmalarını yerine getirmelidir. Üzerinde oynanmış veya şüphe uyandıracak evraklar üzerinde çalışma yapmayacaklardır.
  • El terminali kullanıcıları hiç bir şartta insiyatif kullanamazlar.
  1. Mal Kabul

Kontrollü Satınalma; Logo üzerinden gelen satınalma siparişlerine bağlı olarak gerçekleştirilen mal kabul şeklidir.

Mal Kabul Süreçleri ve Çalışma Şekli

3.1. Mal Kabul Aşamasında; Logo, Evira, Sistem, Kayıt, Tanımlar (Dijital Hareketler)

  • Satınalma departmanı, stoğa konu olacak  yeni ürünlerin logoda kayıt açılması sağlayacak özellikle ürün kodu, birim ve barkod alanlarına dikkat edilmeli
  • Satınalma departmanı logoda satınalma siparişi zamanında ve eksiksiz şeklide kayıt açacak. ÖRN; Satınalma numarası
  • Depo yöneticisi logodan gelen satınalma siparişlerini evira üzerinden kontrol edip denetlemek ve planlamakla görevlidir.

ÖRN; Siparişe konu olan ürünlerin depo fiziki alanlarına yerleştirme  planı, ön hazırlığını ve siparişe konu olan ürünlerin etiketlerini iligili personele talimatları vermekle ve denetlemekle görevlidir.

  • Mal Kabul Aşaması Fiziki Çalışma Süreçleri
  • Ürün fiziken şirket bünyesine geldiğinde depo yöneticisi bilgilendirilecek.
  • El terminali kullanıcısı gelen ürünleri ön kabul adresine alacak.
  • Ürünün kalite kontrol aşamasından onayı geldiğinde ürünlerin etiketleme, barkod işlemi gerçekleşecek. Barkodsuz her hangi bir ürün ambarlara girmeyecek. Etiketlenen ürün ilgili ambara ve adrese el terminali kullanıcısı tarafından yerleştirilecek. Satınalınan ürün kalite kontrol sürecine girmiyorsa depo bilgilendirilecek etiketleme işlemi bittikten sonra depoda ilgili adreslerine yerleştirilecek.
  • Ürün kalite kontrolden geçmediğinde depo yöneticisi ve satınalma departmanı koordineli şekilde çalışmalıdır. Ürünün akıbeti iade süreci veya başka kullanım alanları vb… kararlar birlikte çalışmaları sonucu kayıtlar oluşacak. Ürün kayıt anlamında evira programına dahil olduğundan iade, silme, düzeltme, işlemlerininde evira bünyesinde yapılmalıdır.
  • Kontrolsüz mal kabul işlemi; çeşitli durumlarda oluşacak olumsuz koşullar sebebiyle satınalma departmanı logada her hangi bir satın alma siparişi veya tanımlamaların yapılmadığı durumlarda devreye alınacaktır. Bu durum oluştuğunda aşağıdaki hareket planı devreye girecektir.
  • Ürün fiziken şirket yerleşkesine ulaştığında, depo yöneticisi bilgilendirilecek.
  • Depo yöneticisi ürünleri ve ürünle gelen evrağı kontrol ettikten sonra ilgili amirini bilgilendirecek.
  • Amir tarafından onaylanan ürünlerin kalite kontrol aşamasından sonra; yoksa logoda kayıtları açılacak, terminal kullanıcısı tarafından etiketlenecek. Terminal kullanarak depo alanlarında ilgili adreslerine yerleştirilecek.
  • Satış iade kabul; satışı gerçekleşen her hangi bir ürünün her hangi bir sebepten geri alınması söz konusu olduğunda ilgili amir iade şartlarını veya süreçleri konusunda depo yöneticisini bilgilendirecek. Ürün fiziken yerleşkeye ulaştığında depo yöneticisi backoffice kullnarak veya depocuyu yönlendirerek evirada ilgili alanlarda kayıt altına altına alacak.
  1. Depo İçi Hareketler
  • Üretime giriş

4.1.1.        Üretim departmanından gelen talepler, evrak üzerinde olmalı evraklar eksiksiz ve düzenli şekilde olmalıdır.  Depocu gelen evrak üzerinden ilgili ürünleri el terminali kullanarak ve barkod okutarak ilgili kişiye teslim etmelidir.

4.1.2.         Bulunduğumuz sektör gereği depocu  talep edilen üründen fazla ürün vereceği durumlar oluşacaktır. Bu durumda siparişi konu olan ürün üretildiğinde arta kalan ürünü üretim departmanı tarafından ilgili depoya ve depocuya iade etmekle yükümlüdür. Depocu ürünü etiketleyerek ambar transfer menüsü kullanarak kalan ürünü geri alıp ilgili adreslerine yerleştircektir.

4.1.3.        Depo yöneticisine veya depo sorumlusuna  zamanında ve doğru bilgisisunulmayan ürünlerin sorumluğu depo departmanına ait değildir.

  • Depo personeli, evraksız, eksik evrak vb. Durumlarda insiyatif alıp her hangi bir işlem yapamaz veya kayıt oluşturamaz.
  • Depo personeli evrakla gelen talebi; en kısa sürede, doğru ürünü ve istenen miktarda vermekle yükümlüdür.
  • Ambar transferi

Ürünlerin çeşitli talepler veya ihtiyaçlar doğrultusunda  fiziken veya dijital ortamda yer değiştirmesi  işlemleridir.

  • Şirket bünyesinde bulunan ve kullanılan farklı yerleşkeler mevcut olup logo veri tabanında da kayıtları mevcuttur. Bu yapıya bağlı olrak depocu her hangi bir ürünün ambar değiştirmesinde el terminali kullarak doğru ürünü doğru miktarda doğru adres ve yerden barkod okutarak tranferlerini gerçekleştirip, yeni raf ve yer adreslerini barkod okutarak yerleştirerek kayıt altına alacaktır.
  • Aynı ambar içinde yer değiştirme düzenleme vb. Hareketler yapılması gerektiğinde veya talimat verildiğinde depocu yine el terminali kullanarak ilgili menüden doğru adresten doğru ürünün doğru miktarda alıp yeni adreslerine yerleştirerek kayıt altına alacaktır.
  • Fason Hareketleri
  • Fasona çıkan ürünlerin sisteme dahil edilmesi ve çalışma şekli
  • İlgili amir fasona gidecek ürün ve miktarları hakkında depo yöneticisine veya ilgili depocuya bir evrak düzenlemelidir. ( Örn: sözle veya karalama kağıtlarla sistemin yürümediğini defalarca test ettik)
  • İlgili evrak düzenli doğru ve zamanında depo personeline ulaştırılmalıdır.
  • Depocu evrağa konu olan ilgili ürünü tespit edip evrak üzerindeki miktar kadar ambar transfer menüsünü kullanarak fason ambarına çıkış yani ambar transferi yapmalıdır.
  • Depocu ambar tranferini gerçekleştiriken fason ambarında ilgili adrese kayıt açmalıdır. ( Bu adreslerin tanımları fason tedarikçilerimize göre uyarlanlanmıştır.)
  • Fasondan gelen ürünlerin sisteme dahil edilmesi ve çalışma şekli
  • İlgili amir fasondan ürün geldiğinde yine bir evrak düzenleyerek hangi tedarikçiden, hangi üründen, ne kadar geldiğini depo yöneticisine veya ilgili depocuya evrakla bilfirmekle yükümlüdür.
  • Depo yönetici gelen evrak üzerinden backoffice kullanarak fason ambarında virman işlemini yapacaktır.
  • Depo personeli gerçekleşen virmandan sonra ürünü etiketleyerek ambar transfer menüsünü kullarak fason ambarından ilgili ambara transferini gerçekleştircektir. Yine doğru ürün doğru miktar doğru adresleme yaparak. Bu doğruluk ancak el erminali barkod okutarak gerçekleşebilir.

4.4.             Rezerv Hareketleri ve Çalışma Şekli

  • Satış departmanı rezerve konu olacak ürün veya ürünleri yazılı ortamda miktarlarıyla birlikte sipariş numaralarınıda depo yöneticisine bildirmekle yükümlüdür.
  • Depo yöneticisi ilgili sipariş numarasını sistemde adresleyip backoffice ortamında yer değiştirme menüsünü kullanarak ilgili ürünü istenilen miktarda bulunduğu adresten  yeni oluşturduğu sipariş no adresine dijital ortamda yerleştirecektir.
  • Depocuların insiyatif alarak rezerv ürünleriyle alakalı bir işlem yapması sistemin çalışma argoritması gereği
  • Rezervi oluşturan yetkili rezerve konu olan ürün ve miktarının akıbetinden sorumludur.
  • Rezerve konu olan ürünle alakalı işlemler hareketler ancak yetkili amir ve yöneticilerin talimatıyla gerçekleşecektir sisteme dahil edilecektir.
  • Depo yöneticisi, amirlerinin belirlediği dönemlerde rezervle ilgili raporlar sunmakla yükümlüdür.
  • Hurda Hareketleri ve Çalışma Şekli
  • Üretim departmanı; üretim aşamasında oluşan firelerin ham madde cinsini ve miktarlarının tespitini yapıp depo personeline bildirmekle yükümlüdür.
  • Depo Yöneticisi veya yönlendirdiği depocu ambar transfer menüsünü kullanarak ilgili ambardan hurdaya çıkış işlemini gerçekleştirecektir.
  • Hurda ile ilgili raporlamalar depo yöneticisi tarafından hazırlanacaktır. Raporların güncel ve doğruluğu 4.5.1. maddesinin sağlıklı çalışmasıyla mümkün olacaktır.
  • Üretimden Çıkış İşlemleri ve Çalışma Şekli
  • Üretimden çıkan her hangi bir ürün…. ilgili evrakla ve doğru bilgilerle zamanında ilgili depo personeline teslim edilecektir.
  • Depocu ilgili ürünleri etiketleme sorumludur.
  • Depocu ilgili ürünleri evrak üzerindeki bilgilere istinaden el terminali kullarak üretimden çıkış menüsününü kullanarak ilgili ambara tranferini ve adresleme işlemini gerçekleştirecektir.
  • Depo yöneticisi terminallerden gelen veriler dahilinde backoffice  alanında sarf  işlemlerini gerçekleştirecektir. Mal kabul, üretim, stok dengesi ve doğruluğu bu aşamada sağlanacaktır.
  • Ambalaj ve Etiketleme
  • Depo yöneticisi satınalma siparişleri oluştuğunda ilgili ürünün etiketlerini basmak ve ürünler fiziken geldiğinde etiketlerin yapıştırılmasını sağlamakla görevlidir.
  • Depocu üretimden her hangi bir ürün geldiğinde ilgili ürünlerin etiketlerini basıp uygulamakla yükümlüdür.
  • Depocu her hangi bir ürünün ambalajlama (kutu, çuval, vb.) aşaması bittikten sonra çuval, kutu vb. Etiketleri basıp uygulamakla yükümlüdür.
  • Depocu sevkiyata hazırlık aşamasında ürünleri paletleme aşamasında palet etiketi basmak ve uygulamakla yükümlüdür. ( Sevkiyatın kritik aşamalarından biri)
  • Depo yöneticisi uzun vade de şirket bünyesinde bulunan tüm etiketleme işlemlerini belirli bir plan ve prosedür dahilinde uygulamalıdır.
  1. Sevkiyat Çalışmaları ve İşleyiş Şekilleri                                                                              Sevkiyatlarımız iki farklı yöntem ile uygulanmaktadır.

Birinci yöntem kontrollü sevkiyat dediğimiz ürünün fiziken hazır olması halinde tüm kayıt işlemlerinin zamanında sistem üzerinden hareket ettirilerek paletleme, ambar transferi, setleştirme, irsaliye oluşturma entegrasyon vb. Hareketler uygulanarak yerine getirilmesi durumudur.

İkinci yöntem ACİL !!! kavramı devreye girdiğinde uygulanacak olan kontrolsüz sevkiyat yöntemidir. Bu durum söz konusu olduğunda  depo yöneticisi ürünler sevkiyata hazırmış gibi kabul edip dijital ortamda paletleme ambar transferi setleştirme, sarf, çeki listesi oluşturma vb. Hareketleri backoffice ortamında sanal olarak uygulamakatadır.

Sevkiyat Süreçleri

  • Depo yöneticisi amirlerinin belirlediği sevk ve siparişlerin durumuna göre sevkiyatları planlamakla görevlidir.

5.1.1.  Depo yöneticisi; Depo personelini planlamalarına göre  yetkilendirme ve görevlendirmelidir.

5.1.2.  Depo yöneticisi sevkiyata konu olacak ürünleri plan program dahilinde önceden backoffice ortamında etiket, paletleme, setleştirme, çeki listesi,sarf vb. Yapıları kurmalıdır.

5.1.3.   Depo yöneticisi, üretim departmanı ve  sipariş sahibi siparişlerde oluşacak değişikler konusunda anlık ve doğru bilgi ile iletişim halinde olmalıdır.

  • Depocu sevkiyata konu olan ürünün ilgili ambarında ihtiyaç halinde ambalajlanması söz konusu olduğunda ürünlerin ambalaj (Çuval) etiketini uygulamakla görevlidir.
  • Depocu siparişe konu olan adet veya set ürünlerin alt malzemelerini ilgili ambardan 31 nolu set ambarına ambar transferini gerçekleştirmekle görevlidir. Bu hareketi el terminali ve barkod okutarak yapacaktır.
  • Depocu 31 nolu set ambarında ürünleri paletleme işlemi ve palet etiketi uygulamasını gerçekleştirecektir.
  • Depo yöneticisi veya yetkilendirdiği depo personeli ürünün setleştirme ve sarf işlemlerini evira backoffice ortamında yapacaktır.
  • Depo personeli sevkiyata hazır olan ürünün çeki listesini hazırlayacaktır.
  • Tüm ara işlemler bittiğinde sistemde entegrasyon ile logoya irsaliye oluşturulacaktır.

NOT: sevkiyat süreçleri, kontrllü ve kontrolsüz olmak üzere iki farklı yöntemde de geçerlidir.

  1. Sayım süreçleri ve çalışma şekilleri
  • Depo yönetici tarafından sayım prosedürü hazırlanmalıdır.
  • Depo yöneticisi aylık ve yıllık olarak sayımı planlamalıdır.
  • Depo yöneticisi sayıma dahil olacak depo ve harici personeli belirlemeli gerekli eğitimleri vermelidir. Ayrıca sayıma konu olacak ambar, adres ve ürünleri planlamalıdır.
  • Depo yöneticisi sayım takvimine uygun olarak sayımdan önce hazırlık, düzen, etiketleme ön çalışmlarını tamamlamalıdır.
  • Depo yöneticisi sayıma başladığında uyguladığı plan ve program dahilinde sayım mahalline giriş ve çıkışları engellemelidir.
  • Sayım bittiğinde şirket yöneticileri tarafından rastgele örnekleme metoduyla denetleme yapılmalıdır.
  • Sayım bittiğinde anlaşmalı olduğunuz bilişim firması ile iletişime geçip devirlerin yapılması sağlanmalıdır.

Raporlama Çalışmaları

Şirket bünyesinde olan her hangi bir departmanın  depo departmanın sorumluluğunda olan her hangi bir bilgiyi rapor  şeklinde veya belirli sürelerle istemesi halinde depo yöneticisi bilişim firmasıyla iletişim halinde olup o rapor veya raporların tasarlanmasını sağlamakla görevlidir.

Not: Raporların verimli olabilmesi için raporu isteyen kişi veya kişiler depo yöneticisine detaylı bilgi sunmakla görevlidir.

 

Canel CAN

İş Geliştirme Uzmanı

ELİA BİLİŞİM

  • Bizi Arayın05532684950