_

……….. Firmasına Ait Danışmanlık Raporu

 

…… YERLEŞKESİ ÇALIŞMALARI

        2016 döneminde, depo personeli,Kabataş merkez çalışan ve yöneticileriyle birlikte başlayıp günümüze kadar olan çalışmalar neticesinde genel olarak hedeflere ulaşılmıştır. Kronik sorunlar, hatalar ve spesifik anlık oluşabilecek sorunlar genel anlamda tespit edilip çözüme kavuşturulmuştur. Bununla birlikte detaya inildiğinde sistemi zora sokan çeşitli olumsuz sonuçlar doğurabilen sıkıntıların devam ettiği gözlemlenmiştir. Bu bağlamda 2019 yılında danışmanlık  çalışmaları altında ayrıca çalışmalar yapılmış olup raporda mevcuttur.

Depo yönetim sistemi

Öncelikle  depo yönetim sistemiyle birlikte, biz ne yaptık? Aşağıda genel olarak maddeler halinde büyük resim mevcut.

  • Depo yönetim sisteminin çalışması için ilk şart olan çalışanların bu sisteme inanması, bu iradeyi göstermesi ve sistemin disiplinine uyması.
  • Depo ve dış saha fiziksel şartları mümkün mertebe düzenlenmiştir.
  • Logo veri tabanındaki kayıtlar ve kullanım şekli bir standarda oturmuştur.
  • Sistem kullanıcıları, bilgi kayıt aşamaları görev ve sorumlulukları bir düzene oturmuştur.
  • Depo ve dış sahada bulunan ürünler tespit edilip barkodlanmıştır.
  • Barkodlanan ürünler zamanla proje bazlı başta olmak üzere … ve … olarak ayrıca takip edilmeye başlanıp karekod üzerinden çeşitli bilgilerinde takip edilmesi sağlanmıştır.
  • Raf ve adresleme yöntemiyle ürüne en kısa sürede tespit etme ve ulaşma sağlanmıştır.
  • Depo yönetim sistemi ve el terminalleri ile personel ve çalışmaları hakkında geriye dönük izlenebilirlik sağlanmıştır.
  • Mal kabul aşaması daha düzenli disiplinli hale gelmiş olup, Tedarikçi, satınalma koşulları hakkında olumlu olumsuz referans bilgileri ortaya çıkmıştır.
  • Dijital ortama geçilmesi sebebiyle evrak kullanımı azalmıştır.
  • Depo ve ürünler kapsamında bir sistem çalışması sebebiyle üretime giriş-çıkışlar anlamında diğer personelin( mühendis, formen, taşeron vb.) daha disiplinli hareket etmesi sağlanmıştır.
  • Üretimden sorumlu personelin ürün talepleri dijital ortama geçmesi sebebiyle  anlık stokları görmesi ,anlık talep etmesi sağlanmış olup öenmli miktarda evrak azaltılması ve zaman tasarrufu sağlanmıştır. ( Talep yönetimi yazılımı yeni uyarlamalar ve güncellemeler yapılması sebebiyle bazı aksaklıklar yaşanmaktadır)
  • Depo programı sayesinde anlık olarak depo hareketleri ve Kabataş Merkez arasında bilgi akışı sağlanmış olup. Merkez yönetimin depo ve ürünleri anlık olarak izlemesi mümkün hale gelmiştir.
  • Stoklar güncel hale gelmiştir.
  • Üretime giren-çıkan ürünler anlık olarak takip edilir hale gelmiştir. Buna bağlı olarak sarf, fire, iade gibi muhasebesel kayıtlarda güncel hale gelmiştir.
  • Depo yönetimi sayesinde stok ve hareketlerle oluşan bilgi topluluğu zamanla raporlanabilir hale gelmiştir. Son uyarlamalar ile birlikte otomatik raporlama ve mail modülüne geçilmiştir. Bu sayede sistem tarafından hazırlanan raporlar ilgili kişilere belirlenen zaman dilimlerinde otomatik olarak paylaşılmaktadır.
  • En önemlisi yine birlikte yapılan uzun süreli çalışmalar sonucunda depolarımız ve dış sahamız üretim veya işler durmadan sayılabilir hale gelmiş olup. Hazırlanan prosedürler sayesinde personel sayım konusunda yetkin hale gelmiştir.
  • Güncel stok bilgisi ve anlık ulaşımı sayesinde satınalma departmanına çok değerli bilgiler sunabilmekteyiz.
  • Projelerden artan malzemeleri anlık olarak  görebilmekteyiz. Bu bilgiyi sağlıklı değerlendirdiğimizde maliyetlendirme açısından çok önemli bilgilere ulaşabilirz.
  • Depo yönetim sisteminin disiplin odaklı çalışması sebebiyle diğer çalışanlar özellikle üretime konu olan hareketler konusunda iyileşmeler gözlenmiştir.
  • En önemli maddelerden biride. Sistemden önce dikkat çekmeyen, kurumsallıktan uzak harektlerin, davranışların, uygulamaların belirgin hale gelmiş olması kaynaklarının tespit edilip kabul edilmiş olmasıdır.
  • ZAMAN: Bu birliktelik ve çalışmalar saha personelinden merkez çalışanına, yöneticilerine en değerli varlığımızı yani zamanı geri kazandırmış oldu. ( Anlık bilgiye ulaşma, hataya ulaşma, çözüm üretme, evrak sayısını azaltma, karar alma sürelerini kısaltma, doğru bilgiye uaşma, maliyetlendirme, vb)

 2019-2020 DANIŞMANLIK ÇALIŞMALARI

Projeyi daha verimli ve aktif kullanıp maksimum fayda sağlanması için danışmanlık hizmetleri içeriğinde yaklaşık 6 aylık yine birlikte yaptığımız çalışmalar ve sonuçlar aşağıdadır.

Kronikleşen Sorunlarımız ve Önerilerimiz

TANIMLAR VE KAYIT İŞLEMLERİ

  • Sektörümüzünde büyük etkisiyle ürünleri tanıma, tanımlandırma, sınıflandırma, gruplama konuları ciddi anlamda bilgi sahibi ve tecrübe gerektirdiğinden dolayı bu işlemler depo personeli tarafından yapılmaktadır.Bu davranış şekli musasebesel anlamda kayıtlarıda doğrudan etkilemektedir. Muhasebesel kayıtlar tek bir birim tarafından olmadığı için yani bazı kayıtlar ve işlemler merkezde bazı kayıtlar ve işlemler depoda olması sebebiyle hatalı, eksik, mükerrer kayıt oluşumu kısaca bilgi kirliliğe yol açmaktadır. Her ne kadar bunlar tespit edilip düzeltilsede diğer iş akışımızı olumsuz yönde etkilemektedir. Sonucu ise  ACİL  !!!! kavramının doğumunu tetikleyen davranışa yol açmaktadır.
  • Tanımlama ve kayıt altına alma işlemleri yetkin ve belirli bir birime ait olmaması. İnsana bağımlılığı arttırmaktadır. Olası bir personel değişiminde ciddi hasarlar vermesi muhtemeldir.
  • Bu karışık yapıdan kaynaklanan sorunlar ve çözümleri ayrıca bir iş yükü getirmektedir. Daha fazla evrak, daha fazla mail, daha fazla telefon trafiği…

Önerilen Çözümler

  • Tanımlama ve kayıt altına alma ile alakalı bir prosedür hazırlanacak.
  • Personel görev tanımı ve yetkileri düzenlenecek, eğitimler verilecek ve bu eğitimlerin davranışa dönüşmesi sağlanacak.
  • Davranış modeli standart hale getirilecek. -(B) planı hatta -(C) planlarımız olacak
  • Uluslararası davranış şekli normal şartlar altında ve standartlarında tanımlar ve kayıtlar belirlenen eğitimli yetkin yönetici kadrosu tarafından gerçekleştirilmektedir. Sektör, fiziki şartlar personel yapımız günümüzde uygun olmayabilir. En kısa süre içerisinde günümüz koşullarına uyum sağlayacak bir hal almamız çok önemlidir.

Ön Görülen Sonuçlar

  • Zamandan tasarruf, zaman maliyetinin azaltılması
  • Doğru bilgiler üzerinden doğru sonuçlara ulaşarak doğru yorumların yapılması sağlanır. Buna bağlı olarak alınacak raporlar sağlıklı olur. Bu raporlara bağlı olarak şirket için kararlar daha sağlıklı durumda olur. Özellikle yatırımlar, satınalmalar vb…

PERSONEL YETERLİLİĞİ

  • Sektörümüzden dolayı çalışma alanlarımız ve ürün yelpazemiz oldukça geniş bir alan kaplamaktadır. Personel sayısal anlamda günün şartlarında yeterli olsada çeşitli durumlarda oluşan ACİL !!!! kavramı,  farklı  depo yerleşkeleri sebebiyle ve standart dışı uygulamalarla iş akışını sekteye uğratan taraf görünümünde kalmaktadır. Asli depo görevlerinin dışına  çıkmaktadır. Bu davranış modeli talep edilen ürünü veya sorgulanan ürüne ulaşımı geciktirmekte Acil kavramını büyütmektedir.
  • Depo yöneticisinin her hangi bir yetkisi yoktur. Buna bağlı olarakta depo yönetimi konusunda yeterliliğini verimli kullanamamaktadır.

Önerilen Çözümler

  • Depo personelinin yapılandırılması, yetki, görev tanımlarının günümüz koşullarına göre yeniden tanımlanması ve depo yönetici kadrosunun oluşturulması.
  • Depo personelinin belirli dönemlerde;depoculuk, depo sistemi ve kırılımları  gibi alanlarda eğitilmesi, oryantasyonunun sağlanması.

Ön Görülen Sonuçlar

  • Motivasyonun artması.
  • Verimli çalışma
  • Performans ölçme

NOT: Üretilen bir tankerin tüm parçaları depo personelinin elinden geçmektedir. Binlerce malzemenin sorumlusudur.

DEPO FİZİKSEL ŞARTLARI

  • Ürün çeşitliliği fazla olması sebebiyle depo yerleşkeleri farklı yapılardan oluşmaktadır ( ithal ambar, kızak altı, kablo, boya, tüp, boru sahası, dış saha, üretim alanları…)Bu durum depo personel sayısına bağlı olarakta takibini, denetlenmesini zorlaştırmaktadır. Bir alt kırılımda ürünün tespiti, ürüne ulaşımını sorunlu hale getirmektedir. Bir alt kırılımda ürünlerin eskimesi miadının geçmesi proje takibini zorlaştırmaktadır.
  • Depo alanlarının farklı yerlerde konumlanması ve genelinde raf sistemi olmaması sonucu depoların düzeni sağlanamamaktadır.
  • Depoların düzensizliği dağınıklığı sayımıda zorlaştırmakta ilgili personele bağımlı kılmaktadır.
  • Depo alanlarının fazla ve dağınık konumlarda olması depo personelin veriminide düşürmektedir.
  • Raf sistemi olmaması sebebiyle tüm depo alanları çok düşük kapasiteyle çalışmaktadır. Özellikle ithal ambar.
  • Raf sisteminin olmaması, zamanın koşullarına göre kurgulanmış olması, idari tarafın üretim odaklı tutumu, personelin verimli çalışamaması ACİL !!! kavramının baş mimarıdır.

Önerilen Çözümler

  • En kısa sürede tüm depo alanlarında raf sistemine geçilmelidir.
  • Yoğun olarak çalışılan İthal ambar ve kızak altı ambarı birleştirilmelidir.
  • Kurulacak yeni raf sistemiyle ilgili dış saha ürünleri kapalı alanlara alınmalıdır.
  • İthal ambara profesyonel bir raf sistemi uygulanmalıdır.
  • İthal ambardan ve kızak altı ambarından çıkacak eski raflar diğer depo alanlarında kullanılarak maliyet azaltılmalıdır.
  • Raf sistemine uygun froklift veya forkliftler konumlandırılmalıdır.
  • Yeni raf sistemleri ile daha verimli çalışmak adına sahip olduğumuz yazılımlar güncellenmeli uyarlanmalıdır.
  • Talep yönetimi kısmı uygulama aşamasında verimi ve hızı arttırmak için donanımsal yatırımlar yapılabilir.

Ön Görülen Sonuçlar

  • Ürünlerin takibi kolaylaşacak hız kazandıracak hatayı minimize edecek.
  • Personele olan bağımlılık azalacak
  • Personelin verimi artacak. Performans değerlendirilebilecek.
  • Üretime çıkışlar daha kontrollü ve hızlı olacak hatalar minimize edilecek.
  • Sayım işlemleri çok daha hızlı ve sağlıklı olacak.
  • Yeni düzenle birlikte diğer personelin davranışları ve çalışma şartarı standarda kavuşacak.
  • ACİL kavramı büyük ölçüde aşılmış olacak.
  • Dış sahada kalan ürünlerin takibi kolaylaşacak.
  • Proje bazlı takip edilen ürünlerde net izlenebilirlik sağlanacak.

Depo Yönetiminin Süreçlerindeki Kronik Sorunlar

Satınalma ve Mal Kabul

  • Satınalma birimi ve depo birimi arasındaki kordinasyon eksikliği
  • İki birim arasındaki bilgi kirliliği
  • iki birim arasındaki evrak alış-verişindeki hareketlilik ve gecikmeler
  • Alınan ürünlerin ürün kabul şartlarına uymaması ( düzensiz, ambalajsız, tanımsız, karışık, vb.. şartlarda gelmesi)
  • Bu ürünlerin indirilmesi düzenlenmesi ambalajlanması çalışmalarının ekstra zaman kaybı ve iş gücüne sebep olması. Buna bağlı olaraktada zincirleme diğer işlerin acile düşmesi.
  • Evraksal hareketler sebebiyle Kayıt, fiziki kabul veya sisteme alma gibi hareketlerin gecikmeli olarak çalışması. Buna bağlı olarak sürekli kontrol ve bilgi paylaşımı ihtiyacı doğurması.

Depo İçi Hareketler

  • Depo personeli harici çalışanların kuralları uymaması ( ÖRN; depo alanlarına girişlerin serbest olması buna izin verilmesi)
  • Üretime dahil olan personelin ürün taleplerini insiyatif alarak yapması. (Örn; ihtiyacından fazla ürün talep etmesi. Bir proje için talep edip farklı projelerde de kullanması,
  • Üretiminden artan mazlemenin ya iade edilmemesi yada gecikmeli iadeleri, stoğun güncel olmasını engellemekle birlikte maliyetlendirme aşamasında net sonuçların çıkmasını engellemesi.
  • Depo harici çalışanların ve yöneticilerin depo alanlarına fiziki müdaheleri sonucu ürünlerin adreslerinde veya miktarlarında ortaya çıkan sorunlar.
  • Üretim alanlarında tespit edilen ürünlerin, üretim fazlası mı? Kayıtlı mı? Hangi projeden ? Sarfa konu olacak mı ? Gibi pek çok sorunun cevapsız kalması

Talep Yönetimi

  • Takep yönetimi cep telefonu kullanıcılarının bu uygulamayı daha aktif, verimli,hızlı ve bir prosedür dahilinde kullanmaları sağlanmalı. Bunun için öncelikle yazılımın hatasız ve hızlı çalışır hale getirilmesi gerekmektedir. Bu çalışmalarda başlamıştır.
  • Talep yönetiminin bir prosedür dahilinde standartlarda çalışması sağlanmalıdır.

Network ve Donanım

  • Bilgi işlem departmanı özellikle Med tarafına çok doğru yatırmlar ve çalışmalar yapmakla birlikte YMN tarafında da çalışmalara başlamıştır.

İletişim

  • Tüm sorunlara bağlı olarak telsiz, telefon, mail trafiğinin yoğunluğu bu yoğunluğa bağlı olarak geri dönüşlerin zaman alması veya olmaması. İletişim yoğunluğu ile verim arasında ters orantıya sebep olmaktadır. ACİL !!! kavramının büyüyerek çoğalmasına sebep olmaktadır.

Genel Kronik Sorunlar

Ereğli yerleşkesinin ve idarenin sadece üretim odaklı bakışı her karşılaşılan olumlu veya olumsuz durumda planlamanın davranışların üretmek üzerine kurgulanması…Bu kurgu gemi zamanında yetişsin… Öncelik acil !!!

  • Bu aşamaya kadar karşılaştığımız tüm sorunların ana sebebi üretime bakışımız.
  • Prosedürler, kurallar, standartlar… üretimin zamanında yetişmesi için anlık olarak insiyatif alarak yaşamanı sürdürmektedir.
  • Raporlanabilir, ölçülebilir, denetlenebilir kavramlarının sağlıklı yaşamasını engellemektedir.

Genel Çözümle

Ereğli yerleşkesine  depo alanında  yönetici atamak. Böylece tersane idaresi, yöneticileri, ile üretime konu olan malzemeler arasındaki  bağ güçlendirilir  aynı zamanda tampon bölge oluşturulur.

Kısaca şirket çalışanları ile şirket yatırımları ( malzemeler) arasında sağlıklı bir bağ ve davranış oluşur.

Diğer alternatif  Depo birimini, çalışanından malzemesine kadar tersane bünyesinden ayırmaktır. Tersane yerleşkesinde iki ayrı karar  ve yetki mekanizması oluşur. Böylece sistem kendi içinde birbirini ve kurallarını denetler uyulması zorunlu hale getirir. Bu kurgu uzun vade de hedeflerimizin arasında olmalıdır.

Günümüzde,  ticari kavramları incelediğimizde  tüm tüzel kişilerin minimum maliyet maksimum fayda üzerine inşaa edildiğini  görüyoruz. Özellikle üretim yapan işletmelerin kar ve zarar ilişkisinin bu kadar iç içe geçmiş olduğu dönemde depo yönetiminin profesyonelce yönetmek istemelerinin temel sebebidir. Satınalınan her birim malzeme çok maliyetli bu maliyetin yönetimi kar yada zarar anlamında sonuçlara etki edecektir.

Genel Sonuç

İş geliştirme ve danışmanınız  olarak büyük resme baktığımızda

Müşteri memnuniyeti yaratabiliyoruz. Yani üretebiliyoruz. Yetenekli yetkin iş gücümüz var. her koşulda destekleyen üst yönetimimiz var. Müşteri memnun olduğu kadar üreten olarak kazandıklarımızla memnun olabiliyor muyuz?

Birlikte kurguladığımız depo yönetim sistemini, paylaştığım kronik sorunları yine birlikte çözersek  daha kurumsal daha profesyonel olacağımızı ön görüyorum. Hedefimiz endüstri 4.0 ve ötesini yakalamak İşletmelerimizi daha güvenli ve sağlıklı büyümesini sağlamak gelişen ve büyüyen dünyada yerimizi sağlamlaştırmak olmalıdır.

Canel Can

İş Geliştirme Uzmanı

Elia Bilişim Otomasyon ve Danışmanlık Hiz. Ltd. Şti.

  • Bizi Arayın05532684950